I enlighet med gällande lagstiftning och börsregler samt andra vid var tid tillämpliga regelverk eftersträvar Bolaget att regelbundet tillhandahålla korrekt, tillförlitlig och aktuell finansiell information. Den finansiella informationen publiceras regelbundet i form av:

  • Årsrapporter
  • Delårsrapporter
  • Pressmeddelanden inklusive nyheter och viktiga händelser som kan påverka aktiekursen.

Styrelsen och den verkställande direktören har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Styrelsen ansvarar för att dokumentera hur kvaliteten i Bolagets finansiella rapportering säkerställs samt hur Bolaget kommunicerar med sin revisor. Styrelsen har även utsett en revisionskommitté, vars ansvar bland annat är att övervaka den finansiella rapporteringen, den interna kontrollen och arbetet med de externa revisorerna.

Syftet med intern kontroll över finansiell rapportering på Endomines är att skapa en hög grad av tillförlitlighet med tanke på den externa rapporteringen. Inom Endomines är intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen bl.a. inriktad mot att säkerställa en effektiv och tillförlitlig hantering och redovisning av inköp och försäljning, övrig intäktsredovisning samt redovisning av Bolagets finansiering.

Kontrollmiljön inom Endomines utgör ramen för den inriktning och kultur som Bolagets styrelse och ledning kommunicerar ut i organisationen. Intern styrning och kontroll i enlighet med vedertagna ramverk är ett prioriterat område inom ledningsarbetet. Endomines styrelse och ledning definierar och utformar beslutsvägar, befogenheter och ansvar som är tydligt definierade och kommunicerade i organisationen.

Bolagets styrelse strävar också efter att säkerställa att styrande dokument såsom interna policies och riktlinjer omfattar identifierade väsentliga områden och att dessa ger rätt vägledning i arbetet för olika befattningshavare inom Bolaget.

Kontrollmiljön

Kontrollmiljön består av värderingarna och kulturen i Bolaget. Endomines har en samlad verksamhet och platt organisation där alla från styrelsen genom företagsledning till personal deltar praktiskt i verksamheten och dess aktiviteter.  Styrelsen har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen. Styrelsen har fastställt en arbetsordning för sitt arbete och dessutom tillsatt en revisionskommitté.  Revisionskommitténs roll som styrelsen organ är att ansvara för tillsyn över den finansiella rapporteringen, den interna kontrollen samt arbetet med de externa revisorerna.

Endomines har en uppsättning regler och förfaranden för ekonomisk rapportering inklusive en ekonomi- och administrationshandbok. Handboken består bl.a. av redovisningsprinciper, finanspolicy, inköpsrutiner och rapporteringsförfaranden. Dessutom ingår delegering av befogenheter och regler för godkännande av transaktioner inom företaget och med externa parter.

Riskbedömning

Endomines står inför ett antal risker och osäkerheter som negativt kan komma att påverka Bolagets förmåga att fullfölja sina prospekterings- och utvecklingsplaner samt att framgångsrikt bryta och förädla malm. Riskerna omfattar bl.a. mineralreservernas storlek, förutsättningar för brytning och malmförädling av malmen, bedömd utvecklingspotential, prospektering, gruvtillgångarnas värdering, miljötillstånd och miljökostnader, förordningar och lagar samt olika risker av finansiell karaktär.

Kontrollaktiviteter

Endomines ledning har dokumenterat och utvärderat de kontroller som är kopplad till risker med en otillförlitlig redovisning.  Detta sammanfattande dokument upprätthålls av Endomines CFO. Kontrollaktiviteterna är utformade för att förhindra och upptäcka fel och/eller bedrägerier på ett sätt och i en omfattning som motsvarar storleken och komplexiteten i verksamheten.

Kontrollerna inkluderar etablerade redovisningsprinciper, processkontroller och avstämningar, regler för godkännande av transaktioner, begränsning av rättigheter i system och analytiska förfaranden för alla finansiella poster. CFO väntade avvikelser följs upp av CFO och Controller.

Endomines har ett kontrakt med en välkänd tjänsteleverantör, Azet (tidigare Visma), att tillhandahålla redovisningstjänster för den finska delen av verksamheten, vilket är där de flesta av de finansiella transaktionerna förekommer. Tjänsterna inkluderar bokföring, leverantörsreskontra, löner och relaterade kontroller som kontoavstämningar och kontroller mot lag och förordningar.

Information och kommunikation

Förutom att Bolaget följer branschpraxis, lagar och förordningar, följer Endomines följande principer för informationsgivning:

  • seriositet och ärlighet
  • tydligt förmedla företagets grundläggande värderingar och agenda
  • öppenhet och likabehandling för att främja företagets utveckling och investerarkontakter

Endomines har en kommunikationspolicy som fastställer principer och regler för hur Bolaget kommunicerar med sina aktieägare och andra intressenter.

Pressmeddelanden, kvartals- och bokslutsrapporter publiceras på Bolagets hemsida  www.endomines.com.

Rapporteringspaket inklusive finansiella rapporter levereras till styrelsen varje månad.  Till följd av Bolagets storlek är kommunikationen mycket nära mellan styrelsen, företagsledningen och verksamheten i övrigt.

Övervakning

Bevakningen av finansiella resultat och ställning är noga på flera nivåer.  För de operativa enheterna analyseras resultat på en detaljerad nivå och rapporteras till CFO medan Revisionskommittén analyserar resultaten innan de skickas vidare till Styrelsen för godkännande. Den tekniska kommittén reviderar pressmeddelanden och information avseende tekniska data (mineralreserver, mineraltillgångar, resultat från prospektering och kärnborrning etc.).

Revisionskommittéen och styrelsen för diskussioner med den externa revisorn för att bland annat erhålla information om revisorns arbete indikerar eventuella brister i den finansiella rapporteringen eller i den interna kontrollen.

Endomines har en enkel både juridisk och operativ struktur.  Förvaltningen har dessutom en nära, ”hands-on”, övervakning av alla betydande verksamheter på olika nivåer i företaget. Därför anser styrelsen inte att en separat intern kontrollfunktion är nödvändig.