Endomines Finland Oyj (”Endomines”, ”Yhtiö”) noudattaa lähipiiritoimiin liittyvää lainsäädäntöä ja huolehtii lainsäädännön ja Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin (Corporate Governance 2020) (”Hallinnointikoodi”) mukaisesti siitä, että lähipiiritoimien seurannalle, arvioinnille, päätöksenteolle ja tiedottamiselle asetettuja vaatimuksia noudatetaan. Endominesin lähipiiritoimien seurannan ja arvioinnin periaatteet on hyväksytty Yhtiön hallituksessa, joka seuraa ja arvioi lähipiiritoimia.
Yhtiön lähipiiritoimia koskevissa periaatteissa määritellään periaatteet ja prosessit, joiden avulla Yhtiö tunnistaa lähipiirinsä ja seuraa tämän kanssa tehtävät liiketoimet, arvioi liiketoimien luonnetta ja niiden ehtoja, sekä huolehtii siitä, että mahdolliset eturistiriidat tulevat asianmukaisesti huomioon otetuiksi Yhtiön päätöksenteossa. Yhtiön lähipiiritoimia koskevien periaatteiden pääkohdat selostetaan vuosittain selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.
Lähipiiriluettelon ylläpito
Yhtiö ylläpitää luetteloa sen lähipiiriin kuuluvista henkilöistä ja yhteisöistä lähipiiritoimien tunnistamiseksi. Yhtiö huolehtii riittävien lähipiiriä koskevien ohjeiden antamisesta hallituksen jäsenelle, toimitusjohtajalle ja konsernin johtoryhmän jäsenelle.
Yhtiön sisäinen lähipiirin tunnistaminen tapahtuu lähipiiriluettelon ylläpidon ja päivittämisen avulla. Lähipiiriluettelon ylläpidolla pyritään varmistamaan sisäisen riskinhallinnan riittävä taso ja saamaan varmuus läpinäkyvästä liiketoiminnasta. Kukin lähipiiriin kuuluvaksi tunnistettu henkilö tai yhteisö merkitään lähipiiriluetteloon ja kirjataan yksityiskohdat lähipiiriyhteydestä, esimerkiksi omistusosuudet muista yhteisöistä.
Kukin lähipiiriin kuuluva henkilö on velvoitettu ilmoittamaan tai muulla tavoin saattamaan mahdolliset eturistiriidat oma-aloitteisesti toimivan johdon tietoon. Lähipiiriluettelon päivittäminen toteutetaan oma-aloitteisen ilmoittamisvelvollisuuden lisäksi vuosittaisella lähipiirikyselyllä.
Hallitus seuraa ja arvioi, miten Yhtiön ja sen lähipiirin kesken tehtävät sopimukset ja muut oikeustoimet täyttävät vaatimukset tavanomaiseen toimintaan kuulumisesta ja markkinaehdoista. Sisäiseen valvontaan ei saa ottaa osaa hallituksen jäsen, joka on lähipiirisuhteessa valvonnan kohteena olevaan toimeen.
Tiedot lähipiiriyhtiöiden kanssa tehdyistä liiketoimista haetaan Yhtiön kirjanpidosta neljännesvuosittain säännöllisen taloudellisen raportoinnin yhteydessä. Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden palkkioita ja työsuhde-etuuksia seurataan erikseen tilinpäätösraportointia varten.
Lähipiiritoimia valmisteltaessa ja toteutettaessa Yhtiö huomioi erityiset lähipiiritoimia koskevat raportointi- ja tiedonantovelvollisuudet.
Periaatteiden selostaminen
Lähipiiritoimia koskevat periaatteet selostetaan Yhtiön päättämällä tavalla Yhtiön vuosittain laatimassa selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä. Tämä antaa osakkeenomistajille ja sijoittajille mahdollisuuden arvioida Yhtiön noudattamia käytäntöjä.
Säännöllinen raportointi
Yhtiö raportoi lähipiiritoimista säännöllisesti vuosittain tilinpäätöksessään. Yhtiö esittää lain edellyttämiä tietoja toimintakertomuksessa ja tilinpäätöksen liitetiedoissa.
Osakkeenomistajan kannalta olennaiset lähipiiritoimet, jotka eivät ole tavanomaista liiketoimintaa tai joita ei tehdä tavanomaisin kaupallisin ehdoin, julkistetaan arvopaperimarkkinalain ja Nasdaq Helsinki Oy:n pörssin sääntöjen ja markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (EU) N:o 596/2014 mukaisesti.
Arvopaperimarkkinalain nojalla olennainen lähipiiritoimi on julkistettava viimeistään silloin, kun lähipiiritoimi tulee yhtiötä sitovaksi. Julkistamisvelvollisuuden synnyttävä olennaisuus määritellään arvopaperimarkkinalainsäädännön periaatteiden mukaan. Arvopaperimarkkinalain mukaisesti julkistettavia ovat esimerkiksi lähipiiritoimet, jotka ovat omiaan vaikuttamaan sijoituspäätöksiin tai osakkeenomistajien päätöksiin äänivallan käytöstä.