Voimassa olevan lainsäädännön ja pörssin sääntöjen sekä muiden kulloinkin soveltuvien säännösten mukaisesti yhtiö pyrkii pitämään säännöllisesti saatavilla oikeat, luotettavat ja ajantasaiset tiedot yhtiön taloudellisesta asemasta. Taloudelliset raportit julkistetaan säännöllisesti seuraavissa muodoissa:

  • tilinpäätös
  • osavuosikatsaukset ja puolivuosikatsaukset
  • lehdistötiedotteet uutisista ja olennaisista tapahtumista, joilla voi olla vaikutusta yhtiön osakkeen kurssiin.

Hallituksella ja toimitusjohtajalla on kokonaisvastuu taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta. Hallituksen vastuulla on dokumentoida, miten yhtiö varmistaa taloudellisen raportoinnin laadun sekä miten yhtiö hoitaa yhteydenpidon tilintarkastajaansa. Hallitus on lisäksi asettanut tarkastusvaliokunnan, jonka vastuulla on muun muassa taloudellisen raportoinnin seuranta, sisäinen valvonta sekä yhteistyö ulkoisten tilintarkastajien kanssa.

Endominesilla taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan tarkoitus on varmistaa ulkoisen raportoinnin korkea luotettavuustaso. Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta keskittyy Endominesilla varmistamaan, että mm. osto- ja myyntitapahtumat, muut tulot sekä yhtiön rahoitus käsitellään ja raportoidaan tehokkaasti ja luotettavasti.

Endominesin valvontaympäristö muodostaa perustan sisäisen valvonnalle. Se on osa yrityskulttuuria, jota yhtiön hallitus ja johto välittävät muualle organisaatioon. Sisäinen ohjaus ja valvonta vakiintuneiden käytäntöjen mukaisesti on yksi johdon prioriteeteista. Endominesin hallitus ja johto määrittelevät ja laativat selkeät vastuualueet ja päätöksenteon prosessit ja viestivät niistä avoimesti muualle organisaatioon.

Yhtiön hallitus pyrkii myös varmistamaan, että sisäiseen valvontaan liittyvät dokumentit, kuten sisäiset käytännöt ja suuntaviivat, kattavat kaikki olennaiset osa-alueet ja että nämä ohjaavat yhtiön eri työntekijöitä oikeaan suuntaan työssään.

Valvontaympäristö

Valvontaympäristö muodostuu Endominesin arvoista ja kulttuurista. Endominesin toiminta on keskittynyttä ja organisaatio on rakenteeltaan litteä, mikä tarkoittaa, että niin hallitus ja yhtiön johto kuin henkilökuntakin osallistuvat yhtiön liiketoimintaan ja toimintoihin käytännön tasolla. Ylin vastuu sisäisestä valvonnasta on hallituksella. Hallitus on vahvistanut omaa työtään koskevan työjärjestyksen ja lisäksi asettanut tarkastusvaliokunnan. Tarkastusvaliokunnan rooli hallituksen toimielimenä on vastata taloudellisen raportoinnin valvonnasta, sisäisestä valvonnasta sekä yhteistyöstä ulkoisten tilintarkastajien kanssa.

Endominesilla on taloudellista raportointia koskeva säännöstö ja menettelyohjeet, joihin kuuluu myös talouden ja hallinnon käsikirja. Käsikirja sisältää mm. kirjanpidon periaatteet, talouspolitiikan, hankintakäytännöt ja raportointimenettelyt sekä valtuuksien jakamisen ja sisäisten ja ulkoisten transaktioiden hyväksymistä koskevat säännöt.

Riskien arviointi

Endomines altistuu toiminnassaan useille riskeille ja epävarmuuksille, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti yhtiön kykyyn toteuttaa kullanetsintä- ja kehityssuunnitelmansa sekä louhia ja rikastaa malmia menestyksekkäästi. Riskit liittyvät mm. malmivarojen kokoon, malmin louhinnan ja rikastamisen edellytyksiin, arvioituun kehityspotentiaaliin, malminetsintään, kaivokseen liittyvien varojen arvostukseen, ympäristölupiin ja ympäristökustannuksiin, lakeihin ja asetuksiin sekä erilaisiin taloudellisiin riskeihin.

Valvontatoimenpiteet

Yhtiö on dokumentoinut ja arvioinut ne valvontatoimenpiteet, jotka ovat yhteydessä epäluotettavaan kirjanpitoon liittyviin riskeihin. Tätä dokumentaatiota ylläpitää talousjohtaja. Valvontatoimenpiteet on suunniteltu estämään ja havaitsemaan virheet ja/tai vilppi toiminnan koko ja kompleksisuus asianmukaisella tavalla ja laajuudessa huomioiden.

Näihin kuuluvat vakiintuneet kirjanpidon periaatteet, prosessien tarkastukset ja täsmäytykset, transaktioiden hyväksymistä koskevat säännöt, järjestelmien käyttöoikeuksien rajoitukset sekä kaikkien rahoituserien analysointi. Talousjohtaja seuraa odottamattomia poikkeuksia ja tutkii ne.

Endomines on sopinut tunnetun palveluntoimittajan Azetsin (aiemmin Visma) kanssa taloushallintopalveluiden tarjoamisesta Suomen toimintojen osalta, joista myös suurin osa maksutapahtumista syntyy. Palveluihin sisältyy kirjanpito, ostoreskontra, palkanlaskenta ja niihin liittyvät kontrollit kuten tilien täsmäytys ja lakisääteiset kontrollit.

Tiedotuspolitiikka

Endomines noudattaa viestinnässään alan käytäntöjä sekä lakeja ja asetuksia. Näiden lisäksi tiedottamisen on oltava:

  • rehellistä
  • selkeää ja yhtiön keskeisiä arvoja ja tarkoitusperiä viestittävää
  • avointa ja tasapuolista, jotta se edistäisi yhtiön kehitystä ja yhteydenpitoa osakkeenomistajiin.

Endominesin tiedotuspolitiikassa on vahvistettu periaatteet ja säännöt sille, miten yhtiö viestii osakkeenomistajiensa ja muiden sidosryhmien kanssa.

Lehdistötiedotteet, osavuosikatsaukset ja tilinpäätösraportit julkaistaan yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.endomines.com.

Hallitukselle toimitetaan kuukausittain raportit yhtiön toiminnasta taloudelliset raportit mukaan lukien. Viestintä hallituksen, yritysjohdon ja toimintojen välillä ylipäätään on yhtiön koon vuoksi hyvin avointa ja suoraviivaista.

Seuranta

Yhtiön taloudellista tulosta ja asemaa seurataan tarkasti usealla tasolla. Operatiivisten yksikköjen osalta tulos analysoidaan yksityiskohtaisesti ja raportoidaan konsernin talousjohtajalle. Tarkastusvaliokunta tarkastaa taloudelliset raportit ennen niiden hyväksyttämistä hallituksella. Tekniikka-, ympäristö- ja turvallisuusvaliokunta tarkastaa lehdistötiedotteet ja teknisen informaation (malmivarat ja mineraalivarannot, malminetsinnän tulokset ja sydänkairaukset yms.).

Tarkastusvaliokunta ja hallitus käyvät keskusteluja ulkoisen tilintarkastajan kanssa selvittääkseen, onko tilintarkastajan työ osoittanut mahdollisia puutteita taloudellisessa raportoinnissa tai sisäisessä valvonnassa.

Endominesilla on rakenteeltaan yksinkertainen niin juridisesti kuin operatiivisesti. Hallinto kykenee siten seuraamaan kaikkia merkittäviä toimintoja yhtiön eri tasoilla hyvin läheltä. Tämän vuoksi hallitus ei katso erilliselle sisäisen valvonnan toiminnolle olevan tarvetta.